Aktenführung und Archivierung als Bestandteil offenen Regierungshandelns
der Abgeordneten Martina Renner, Nicole Gohlke, Gökay Akbulut, Clara Bünger, Anke Domscheit-Berg, Dr. André Hahn, Susanne Hennig-Wellsow, Ina Latendorf, Cornelia Möhring, Petra Pau, Sören Pellmann, Dr. Petra Sitte, Kathrin Vogler und der Fraktion DIE LINKE.
Vorbemerkung
Die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung bilden die Grundlage erfolgreicher Transparenzansprüche gegenüber Regierung und Verwaltung. So sind sämtliche Behörden gehalten, die wesentlichen, den sachbezogenen Geschehensablauf belegenden Informationen und Daten für den gesamten Vorgangszeitraum zu dokumentieren. Im Koalitionsvertrag zwischen SPD, BÜNDNIS 90/DIE GRÜNEN und FDP findet sich dementsprechend unter dem Stichwort Transparenz folgende Formulierung: „Wir wollen durch mehr Transparenz unsere Demokratie stärken. Uns leiten die Prinzipien offenen Regierungshandelns – Transparenz, Partizipation und Zusammenarbeit.“ Allerdings gibt es Presseberichte, die diese Transparenz anzweifeln. Denn in den Bundesministerien würden routinemäßig ganze E-Mail-Postfächer bzw. die Daten auf Diensthandys gelöscht (www.welt.de/politik/deutschland/plus245551134/Regierungskommunikation-Opposition-will-E-Mails-von-Kanzler-Scholz-rekonstruieren.html?icid=search.product.onsitesearch). Diese Kritik ist nicht neu und betraf auch bereits die Vorgängerregierung (u. a. www.welt.de/politik/deutschland/article204602272/Datenloeschung-in-der-Berateraffaere-Von-der-Leyen-weist-Vorwuerfe-ab.html?icid=search.product.onsitesearch; www.welt.de/politik/deutschland/article207314673/Pkw-Maut-Blackberry-oder-iPhone-Die-Frage-in-Scheuers-Maut-Debakel.html?icid=search.product.onsitesearch). Bisherige parlamentarische Anfragen dazu erhalten regelmäßig eher allgemein darstellende Auskünfte unter Hinweis auf einschlägige gesetzliche und untergesetzliche Regelungen (so u. a. Bundestagsdrucksachen 19/17222 und 19/10084 sowie 20/3225, Antwort zu Frage 55). Ob und inwieweit Löschung tatsächlich stattfinden, ist daher ebenso unklar wie die Frage, ob es insoweit Protokollierungen gibt oder Daten sogar wiederhergestellt werden können.
Wir fragen die Bundesregierung:
Fragen10
In welchen zeitlichen Abständen wurden in den Bundesministerien und deren nachgeordneten Behörden und Stellen seit dem 1. Januar 2019 durch deren Betreffseinheiten und Registraturkräfte Akten gebildet oder geführt einschließlich der aus den Verwaltungsebenen der Staatssekretäre und Bundesminister stammenden bzw. dort bearbeiteten Vorlagen, E-Mails oder sonstigen elektronischen Telekommunikationsdaten, handschriftlichen Notizen, Vermerke, Kopien oder Ähnliches, aus denen sich aufgrund von nachträglichen Anmerkungen und Randbemerkungen die Entscheidungsfindung nachvollziehen lässt (bitte nach Jahren und für die einzelnen Bundesministerien und deren Geschäftsbereiche auflisten)?
Anlässlich welcher sachbezogenen Umstände (wie Personalwechsel, Abschluss von Vorhaben und Projekten, behördliche, juristische oder parlamentarische Untersuchungen) wurden in den Bundesministerien und deren nachgeordneten Behörden und Stellen seit dem 1. Januar 2019 durch deren Betreffseinheiten und Registraturkräfte Akten gebildet oder geführt einschließlich der aus den Verwaltungsebenen der Staatssekretäre und Bundesminister stammenden bzw. dort bearbeiteten Vorlagen, E-Mails oder sonstigen elektronischen Telekommunikationsdaten, handschriftlichen Notizen, Vermerke, Kopien oder Ähnliches, aus denen sich aufgrund von nachträglichen Anmerkungen und Randbemerkungen die Entscheidungsfindung nachvollziehen lässt (bitte nach Jahren, Anlass und für die einzelnen Bundesministerien und deren Geschäftsbereiche auflisten)?
Werden die infolge der Aufbereitung der Unterlagen, Schriftstücke, des Schriftverkehrs, der Kommunikationsinhalte und Kommunikationsdaten etc. entsprechend dem Prinzip der Aktenmäßigkeit nicht länger benötigten Daten, Inhalte und Unterlagen innerhalb der Bundesministerien und der diesen nachgeordneten Behörden und Stellen vernichtet bzw. gelöscht, und wenn ja, wird dies jeweils protokolliert (bitte nach den einzelnen Bundesministerien aufschlüsseln)?
Findet in den Bundesministerien und diesen nachgeordneten Behörden und Stellen eine weitere Prüfung der Unterlagen, Schriftstücke, des Schriftverkehrs, der Kommunikationsinhalte und Kommunikationsdaten etc. statt, die entsprechend dem Prinzip der Aktenmäßigkeit als nicht länger benötigt angesehen werden und gelöscht bzw. vernichtet werden sollen (bitte nach einzelnen Bundesministerien auflisten, auch soweit sich im maßgeblichen Zeitraum Änderungen ergeben haben)?
Halten die Bundesministerien oder diesen nachgeordnete Behörden und Stellen im Zusammenhang mit der Herstellung von Akten und Registriergut Verfahren für eine gesonderte datenschutzrechtliche Prüfung vor, und wenn ja, welche (bitte nach den einzelnen Bundesministerien aufschlüsseln)?
Halten die Bundesministerien oder diesen nachgeordnete Behörden und Stellen Verfahren vor, um etwaig gelöschte Daten, Inhalte oder Informationen wiederherzustellen, und wenn ja, in welchen Fällen ist dies vorgesehen (bitte nach einzelnen Bundesministerien auflisten, auch soweit sich im maßgeblichen Zeitraum Änderungen ergeben haben)?
Nehmen Bundesministerien oder diesen nachgeordnete Behörden und Stellen Dienste Dritter in Anspruch, um entsprechend dem Prinzip der Aktenmäßigkeit nicht länger benötigte Daten, Inhalte und Unterlagen zu löschen bzw. zu vernichten oder wiederherzustellen (bitte nach einzelnen Bundesministerien auflisten, auch soweit sich im maßgeblichen Zeitraum Änderungen ergeben haben)?
Halten die Bundesministerien oder diesen nachgeordnete Behörden und Stellen Verfahren vor, soweit beispielsweise Mobilfunkgeräte gemäß Anlage 2 Absatz 3.4 der Richtlinie Telekommunikation Bund oder auch andere Kommunikationsmittel von den Leitungen der obersten Bundesbehörden auch privat genutzt werden dürfen, die eine Sichtung, Prüfung und Aufbereitung von dienstlichen Kommunikationsinhalten und Kommunikationsvorgängen, die auf jenen Geräten gespeichert sind, entsprechend dem Prinzip der Aktenmäßigkeit bei Beachtung des Daten- und Persönlichkeitsschutzes ermöglichen (bitte nach einzelnen Bundesministerien auflisten, auch soweit sich im maßgeblichen Zeitraum Änderungen ergeben haben)?
In welcher Größenordnung wurden Daten, Schriftstücke, Vorgänge, Kommunikationsdaten und Kommunikationsinhalte etc., die nach dem Prinzip der Aktenmäßigkeit als nicht länger erforderlich bewertet wurden, seit dem 1. Januar 2021 vernichtet bzw. gelöscht (bitte quartalsweise nach einzelnen Bundesministerien auflisten, auch soweit sich im maßgeblichen Zeitraum Änderungen ergeben haben)?
Sind die in den Bundesministerien und deren nachgeordneten Behörden und Stellen seit dem 1. Januar 2019 mit der Wahrung des Prinzips der Aktenmäßigkeit betrauten Bediensteten, Betreffseinheiten und Registraturkräfte zum Umgang mit Verschlusssachen ermächtigt, und wenn ja, wie viele im Verhältnis zu den nichtermächtigten Bediensteten, Betreffseinheiten und Registraturkräften (bitte jährlich nach einzelnen Bundesministerien auflisten, auch soweit sich im maßgeblichen Zeitraum Änderungen ergeben haben)?